Piotr Gracz
Członek Zarządu, Partner w Dziale Business Services & Outsourcing
BDO zapewnia pełną obsługę spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników począwszy od sporządzania listy płac i prowadzenia kartotek pracowników, po przelewanie wynagrodzeń na konto i prowadzenie rozliczeń z właściwymi urzędami. Oferujemy także pełen zakres obsługi kadrowej firm. Prowadzimy również obsługę cudzoziemców.
Zapewniamy najwyższy poziom świadczonych usług oraz ich zgodność z wymogami obowiązujących w Polsce przepisów, jak i najlepszych światowych praktyk.
Usługę obsługi kadr i płac rozpoczynamy od przeprowadzenia przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej, który pozwoli nam dotrzeć do informacji koniecznych do prowadzenia usługi i stwierdzić poprawność dotychczas prowadzonych rozliczeń z pracownikami.
Zakres oferowanych przez nas usług:
Zewnętrzna administracja płac:
- Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych;
- Budżetowanie i planowanie wynagrodzeń;
- Dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON;
- Naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków;
- Opracowywanie i implementacja regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów lub samochodów służbowych itp.;
- Przechowywanie dokumentacji i danych płacowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych, zapewniających pełną poufność i zgodność z wymogami prawa;
- Przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji płacowej;
- Przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń;
- Przygotowywanie sprawozdań i raportów GUS;
- Sporządzanie pasków płacowych i informacji ZUS dla osoby ubezpieczonej;
- Reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami;
- Sporządzanie i aktualizacja kart wynagrodzeń i zasiłkowych;
- Sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak i nierezydentów podlegających do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego;
- Sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących ZUS;
- Sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń;
- Sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie do urzędów i podatników;
- Sporządzanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do urzędów skarbowych, ZUS i PFRON;
- Sporządzanie poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów według określonego schematu i struktury kosztowej, dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta;
- Współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi;
- Wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach.
- Zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych;
- Dokonywanie zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych personalnych pracowników i pracodawców;
- Doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń;
- Dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom;
- Informowanie o zmianach przepisów prawa pracy;
- Kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie;
- Kontrola terminów ważności oraz planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej;
- Pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych;
- Przechowywanie dokumentacji i danych kadrowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych i zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa;
- Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło);
- Przygotowywanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych i ewaluacyjnych;
- Rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP;
- Rozliczanie godzin nadliczbowych i nocnych oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy;
- Sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy;
- Sporządzanie i przekazywanie deklaracji i informacji miesięcznych oraz rocznych PFRON;
- Sporządzanie raportów i zestawień kadrowych;
- Stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych;
- Ustalanie uprawnień, ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie i inne).
- Analizę dochodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce z tytułu: zatrudnienia, prowadzonej działalności gospodarczej, odsetek od kapitału zainwestowanego w Polsce, posiadanych nieruchomości, dywidend wypłacanych z racji posiadanych udziałów w polskich spółkach;
- Podanie przychodu nie będącego przedmiotem opodatkowania w Polsce tj.: sprzedaż obligacji i innych papierów wartościowych;
- Określenie warunków zatrudnienia w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania;
- Przygotowanie raportów w polskiej i angielskiej wersji językowej na temat przychodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce oraz regulacji podatkowych;
- Przygotowanie pełnej dokumentacji podatkowej w celu zgłoszenia do Urzędu Skarbowego.
- Pełną obsługę w zakresie: zgłoszenia pobytu, przygotowania i złożenia dokumentów dotyczących zatrudnienia, tłumaczeń, wypełnianiu i składaniu dokumentów do instytucji państwowych, dokonywanie stosownych opłat;
- Przygotowanie miejsca zamieszkania, w tym: negocjacje z agencją nieruchomości, pomoc przy podpisaniu umowy, przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego, przekazanie kluczy przyszłym lokatorom;
- Znalezienie szkół i przedszkoli dla dzieci, w tym pomoc w dopełnieniu wszelkich formalności;
- Pomoc w zatrudnieniu personelu domowego: opiekunka do dzieci, ogrodnik, kierowca;
- Pomoc w otworzeniu rachunku bankowego;
- Uzyskanie polskiego prawa jazdy.
- Weryfikacja realizacji obowiązków zgłoszeniowych pracowników do ZUS;
- Weryfikacja obowiązków płatnika w zakresie naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zobowiązań wobec PFRON;
- Weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przekazywanej do ZUS;
- Weryfikacja dokumentacji personalnej pod kątem zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi;
- Weryfikacja spójności posiadanej dokumentacji personalnej z naliczeniami płacowymi;
- Przygotowanie wzorów druków i dokumentów wewnętrznych;
- Sprawdzenie poprawności i realizacji istniejących wewnętrznych regulacji prawnych.